Postitus
Wordissa voidaan luoda useita samanlaisia kirjeitä, laskuja, kutsuja tai osoitetarroja personoiduilla tiedoilla ja yksityiskohdilla. Yhteiskäytön ajatus on, että valmiiksi jossakin toisessa tiedostossa olevaa tietoa voidaan käyttää uuden dokumentin yhteydessä sen monistamiseksi useille vastaanottajille.
1. Sijoita taulukkomuotoinen (asiakas)tietorekisteri (esim. Word- tai Excel-tiedosto) kansiorakenteeseen, jossa se säilyy. Jatkossa dokumenttien linkitys toimii vain, jos yhdistetyt tiedostot löytyvät samoilla poluilla kuin linkkiä luotaessa. Tarkista rekisterin tiedot ja mahdollinen välilehti, jolla tarvitsemasi tiedot sijaitsevat. Sulje rekisteritiedosto.
2. Avaa Word ja kirjoita tarvitsemasi dokumentti, kirje tai kutsu.
3. Valitse Postitukset-välilehdeltä Aloita yhdistäminen --> Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen. Seuraa toiminnon ohjeita.
- Ohjattua toimintoa käyttämällä et unohda vaiheita välistä.
4. Valitse dokumentin tyyppi ja seuraava.
5. Valitse käyttämäsi tiedosto. Jos kirjepohja on jo auki, valitse "Käytä nykyistä asiakirjaa". Valitse seuraava.
6. Valitse rekisteri haluamastasi sijainnista tai kirjoita uusi luettelo. Jos käytät valmista rekisteritiedostoa, selaa se tiedostorakenteesta. Muista, ettet voi siirtää dokumentteja eri kansioihin, koska silloin yhteys ei enää toimi.
7. Valitse tietueet, joita haluat käyttää. Paina Ok. Jos olet tyytyväinen valitsemiisi vastaanottajiin, paina seuraava.
8. Siirrä kursori kohtaan, johon haluat jonkin tiedosta. Valitse "Lisää kohteita" sivuvalikosta. Lisää haluamasi kohteet (kentät). Sulje valinta ikkuna. Lisää tarvittavat välimerkit kohteiden väleihin. Lisää kaikki tarvittavat tiedot oikeisiin kohtiin samoin. Tallenna tiedosto myöhempää käyttöä varten. Valitse seuraava.
9. Esikatsele luotuja dokumentteja. Tarkasta dokumenttien oikeellisuus. Tässä vaiheessa voit vielä muokata vastaanottajia. Tallenna valmiit kirjeet. Valitse seuraava.
10. Nyt voit vielä muokata yksittäisiä kirjeitä halutessasi. Kannattaa koetulostaa yksi kirjeistä ja tarkastaa tulostusjälki sekä varmistaa, että osoitetiedot tulevat kirjekuoren osoiteikkunan kohdalle. Kun olet tyytyväinen, voit tulostaa kirjeet.
Jatkossa voit käyttää kohdassa kahdeksan tallennettua tiedostoa. Jos rekisteri tiedostoa päivitetään, uudet tiedot siirtyvät yhdistettyyn tiedostoon seuraavan avaamisen yhteydessä SQL-komennon avulla.
Osoitetarrat
Postitustoiminnolla voidaan tulostaa osoitetarrat kerralla kaikille vastaanottajille. Periaate on sama kuin joukkokirjeen lähettämisessä, mutta tietueita tulee samalle sivulle useita.
1. Avaa Wordilla uusi asiakirja.
2. Siirry Postitukset-välilehdelle
3. Valitse Aloita yhdistäminen --> ohjattu vaiheittainen yhdistäminen
4. Laita täppä Osoitetarrat -kohtaan. Valitse seuraava.
5. Laita täppä Muuta asiakirjan asettelua -kohtaan ja valitse Osoitetarra-asetukset.
6. Valitse huolellisesti oikea tulostin- ja osoitetarratyyppi tai mukauta omalle tarrallesi sopivat mitat. (Mittaa tarkasti!) Paina OK. Asiakirjaan ilmestyy ruudukko, joka kuvaa osoitetarroja. Valitse seuraava.
7. Lisää osoitetietueet yhdistämällä tietokanta asiakirjaan. Valitse Käytä nykyistä luetteloa ja Selaa-kohdasta osoitetietokanta. Valitse avautuvasta ikkunasta taulu, jota haluat käyttää ja tietueet, joille haluat tulostaa tarrat. Nyt Siirry seuraavaan vaiheeseen.
8. Asettele osoitetarrat. Lisää ensimmäisen osoitetarran kentät kohdasta Lisää kohteita.
9. Jos haluat käyttää ensimmäisen osoitetarran asettelua muissa tarroissa, valitse Päivitä kaikki osoitetarrat. Tietokentät ilmestyvät kaikkiin osoitetarroihin. Valitse seuraava.
10. Nyt voit esikatsella osoitetarroja ja tehdä muutoksia vastaanottajiin. Valitse seuraava.
11. Valitse Muokkaa yksittäisiä osoitetarroja, jolloin kaikki osoitetarrat tietoineen aukeavat uuteen tiedostoon. Tallenna tiedosto.
12. Tulosta yksi arkki tavalliselle tulostuspaperille. Vertaa tulostetta osoitetarra-arkkeihin. Jos tulosteen kohdistus on oikea, voit tulostaa osoitteet. Muokkaa osoitetarran kokoa tarvittaessa uudelleen ja tulosta uusi kokeilusivu.
13. Tulosta osoitetarrat tarra-arkeille.
Upotus
Upotuksella voidaan tuoda erilaisia objekteja muista tiedostoista esimerkiksi raportteihin.
1. Avaa tiedostopohja, johon tietoja koostetaan
2. Avaa tiedosto, josta tietoja haetaan.
3. Valitse kohde huolellisesti ja kopioi se.
4. Siirry tiedostopohjaan.
5. Valitse Liitä määräten.
6. Valitse Liitä linkki. Useimmiten Microsoft Excel -laskentataulukko Objekti toimii. Jos on hankaluuksia, kokeile eri valintoja.
7. Kun päivität alkuperäisen tiedoston, tiedot raportillakin päivittyvät. Tätä saattaa joutua avustamaan esimerkiksi painamalla F9 tai sulkemalla tiedostot. Tarkista siis että tiedot ovat päivittyneet!
Tekstitiedoston avaaminen Excelissä
1. Avaa Excel
2. Hae ulkoiset tiedot -> Tekstistä -> Selaa kansioista tarvitsemasi tekstitiedosto ->Tuo
- CSV-tiedosto toimii samaan tapaan.
3. Valitse sopivat asettelut, mm. oikea erotin. Paina lopuksi valmis.
- tiedot muodostavat valmiin taulukon Exceliin.
OPPIKIRJAESIMERKKI YHTEISKÄYTÖSTÄ
Potilaskortin ja potilastietokannan yhdistäminen ja potilaskortien tulostaminen.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti