Laitteisto, käyttöjärjestelmä ja tietoturva

Mistä puhutaan, kun puhutaan tietokoneesta?

Tietokone on fyysisesti erilaisia toisiinsa kytkettyjä laitteita, jotka on asennettu kuoren sisälle, yleensä läppärin tai pöytäkoneen, nykyään myös kännyköihin, tabletteihin, jääkaappiin, pesukoneeseen, autoihin...


Tietokoneen keskeisimmät osat ja niiden tehtävät:

Keskusmuisti - muisti, jota tarvitaan tiedon aktiiviseen pyörittämiseen, eli käynnissä olevat järjestelmät toimivat keskusmuistin kautta. Keskusmuisti on kiintolevyä nopeampi.

Emolevy - komponentti, johon kaikki koneen osat kiinnitetään, ja jonka kautta kutsutaan käyttöön kulloinkin tarvittavia laitteita.

Kiintolevy - osa, johon tieto, kuten ohjelmistot ja dokumentit tallennetaan.
Jos poistat tiedoston koneelta, se poistuu näkyvistäsi käyttöjärjestelmässä, mutta se ei poistu kiintolevyltä. Jos jostakin tiedosta halutaan lopullisesti eroon, on kiintolevyt konkreettisesti murskattava.

Patteri - huolehtii, että koneen kello pysyy käynnissä. Kone tarvitsee ajan käynnistyäkseen. Jos patteri loppuu, täytyy aika asettaa uudelleen perusasetuksissa.

Virtalähde - osa, joka antaa virran kaikille koneessa oleville laitteille. Fyysisesti siitä lähtee kaapelit, jotka kiinnittyvät muihin laitteisiin, kuten emo- ja kiintolevyyn sekä levyasemiin.

Prosessori - laite, jossa varsinainen laskenta tapahtuu. Ennen prosessorin teholla oli suurin merkitys koneen nopeudelle, nykyään kannattaa kiinnittää huomiota ennemmin riittävään muistiin.

Tietokoneen puhdistamisesta

Video YouTubessa fyysisestä puhdistamisesta (ei meidän tekemämme)

 https://www.youtube.com/watch?v=qE6Bw1Nf--8

Tietokoneelle kertyvän tauhkan poistamisessa kannattaa olla huolellinen. Tätä varten on tarjolla ohjelmistoja, jotka osaavat tunnistaa tarpeettomat tiedostot. Esimerkiksi erilaiset nettisivujen tallentamat evästeet ovat tällaisia. Lisäksi käyttöjärjestelmä saattaa aika-ajoin tallentaa kopion itsestään, ja kun näitä kopioita kertyy, voi ne poistamalla saada vapautettua huomattavasti lisää tilaa koneelle.

Paljon käytetty ohjelma järjestelmän puhdistamiseen CCleaner. Sillä voidaan helposti poistaa väliaikaistiedostot ja muut tarpeettomat tiedostot. Kannattaa kiinnittää huomiota myös koneen käynnistyessä aukeviin ohjelmiin. Lisää infoa asiasta tällä videolla. Emme vastaa videon kielenkäytöstä. Ihan asiantuntevan oloinen tyyppi kuitenkin.



Tietokoneen käynnistyminen

Tietokonetta käynnistettäessä emolevyllä oleva Bios-sovellus ja prosessori käynnistyvät ensimmäisinä. Bios tutkii käytössä olevat laitteet. Sitten bios alkaa käynnistämään käyttöjärjestelmää. Yleensä käyttöjärjestelmä käynnistetään kiintolevyltä. Käyttöjärjestelmä käynnistää loput tarvittavat laitteet, sovellukset, käyttöliittymän ja verkkolaitteet.


Käyttöjärjestelmä

Käyttöjärjestelmä on suuri kokoelma ohjelmia ja sovelluksia. Ne välittävät käyttäjän viestit laitteistolle ja kutsuvat tarvittavia tarvittavia laitteita. Nykyisin käyttöjärjestelmien ohjelmistot ovat sen verranviisaita, että ne osaavat kutsua toisiaan ja esimerkiksi tiedostojen yhteiskäyttö on mahdollista. Lisäksi monta ohjelmaa voi toimia yhtä aikaa ja päällekäin, joka ei vanhalla tekniikalla ollut mahdollista. Käyttöjärjestelmä hoitaa monenlaisia tehtäviä käyttäjältä piilossa. Näiden tehtävien suorittamista pääsee tarkastelemaan Tehtävienhallinnan kautta. (Windowsissa löytyy näppäinyhdistelmällä Ctrl + Alt + Delete)

Eri käyttöjärjestelmät toimivat erilaisilla periaatteilla. Esimerkiksi Linuxin Ubuntun kanssa voi syntyä helpommin haasteita erilaisten ohjelmien tai lisäosien asentamisessa. Tällaisten vapaaehtoispohjalta kehitettyjen ohjelmistojen ja käyttöjärjestelmien käyttäminen vaatii hieman enemmän harrastuneisuutta käyttäjältään, varsinkin, jos koneella on tarkoitus tehdä muutakin kuin surfata netissä. Ubuntun kanssa Kaisalle tuli tutuksi komentorivin käyttäminen ja ohjeiden etsiminen googlesta.

Tietoverkot

Tietoverkot ovat konkreettisesti toisiinsa yhteydessä olevia tietokoneita tai palvelimia (jotka toimivat käytännössä tietokoneella). Tietokoneella otetaan siis yhteyttä palvelimeen, joka hallinnoi tavoiteltua tietoa (kuten sähköposti tai uutissivusto). Jos verkkosivusto ei toimi, voi syynä olla palvelinvika, eli palvelintietokone voi olla sammunut. Isoilla sivustoilla tieto on monilla eri palvelimilla ja fyysisesti monilla eri koneilla, jolloin yhden kaatuminen ei uhkaa sivuston vakautta.

Internet on tietoverkoista tunnetuin esimerkki. Tämän lisäksi on erilaisia viranomaisten käyttämiä verkkoja sekä esimerkiksi Tor-verkko, jonka kautta Internetissä voi toimia täysin anonyymisti. Välityspalvelimen käyttö mahdollistaa anonymiteetin säilymisen. Tor-verkossa näitä välityspalvelimia  on useita, ja ne ottavat toisiinsa yhteyden sattumanvaraisesti, jolloin jäljittäminen on mahdotonta.

Ilman välityspalvelinten käyttöä verkossa liikuttaessa käyttäjän toimista jää aina jälki, koska jokainen käyttäjä on tunnistettavissa IP-osoitteen perusteella. Koneilla voi olla sama IP-osoite, mutta operaattori huolehtii, että jokainen tietokone saa henkilökohtaisen tunnisteen.


Tietoturva

Kaisan Windows 10 tietoturvatarkastus ja pohdintaa aiheesta
Windows 10 palomuuriohjelma on nimeltään Windows Defender. Se suojaa konetta viruksilta, vakoiluohjelmilta sekä muilta haittaohjelmilta. Mikäli Defenderin pitää oletusasetuksilla, se hoitaa tarkastukset ja omat päivityksensä automaattisesti. Tietokoneen turvallisuustekijöiden tilaa pääsee tarkastelemaan Windows Defender Security Centeristä. Se kertoo monipuolisesti koneen tilasta, kuten milloin kone on viimeksi tarkastettu ja vaaditaanko käyttäjältä toimia jollakin osa-alueella.

Security Centerin näkymä

Varmuuskopioiden tilanne Kaisan tiedostoista on kehno. Esimerkiksi monet vanhat valokuvat ovat vain vanhan kannettavat kiintolevyllä. Älypuhelimen kuvat kopioituvat automaattisesti Googlen palvelimelle ja koulutöihin liittyvät tiedostot löytyvät One Drivesta. Monia kopioita näistä tiedosta ei kuitenkaan ole. Mikä olisi käytännöllisin ja järkevin tapa tallettaa tärkeät tiedostot? Pitäisikö tiedot kopioida ulkoiselle levylle kerran kuussa ja säilyttää pankin tallelokerossa tulipaloriskin välttämiseksi vai voisiko luottaa pilvipalvelun toimivuuteen? Minne kaikkialle luovutan luvan tutkailla tiedostojani jos käytän vaikkapa juuri Microsoftin pilvipalvelua?

Tietoturva on moninainen käsite. Siihen liittyy niin ulkoiset uhat kuin lähiympäristön riskit. Sitä mukaa kun tietotekniset ratkaisut ovat arkipäiväistyneet, myös meistä kertyvän henkilökohtaisen tiedon määrä ja sen saatavuus on lisääntynyt. Sovelluksia tarjoavat yritykset ja yhteisöt hyödyntävät keräämäänsä informaatiota kaikin tavoin niin mainontaa kuin rajavalvontaa varten. Erilaiset kiertävät some-kampanjat, kuten "keltä filmitähdeltä näytät" ovat vain palveluntarjoajien tapa saada kerättyä käyttäjistä haluamaansa tietoa. Tämä tieto voidaan myös myydä eteenpäin.

Luennolla pohdittiin myös tietoturvan merkitystä teknisten ratkaisujen yleistyessä maataloudessa ja kerätyn tiedon määrän lisääntymistä. Maatiloilla tuotantoon liittyvät tunnusluvut ovat käytännössä yrityksen tärkeää tietoa, jota muilla aloilla varjellaan tarkoin. Ehkäpä myös maatilojen olisi syytä pyrkiä varjelemaan omia tietojaan, jotta muut tahot eivät voi käyttää niitä maatiloista hyötymiseen. Ehdottomasti tarvitaan lisää tietoturvakoulutusta tilalliselle varsinkin toiminnan teknistyessä ja muuttuessa yhä yrittäjämäisemmäksi.

Wordiä ja esitysvälineitä

KAAVAEDITORI

Kaavaeditori on Wordin kätevä työkalu, jolla voi niin sanotusti piirtää matemaattisia kaavoja, jos niitä täytyy lisätä esim. johonkin kirjalliseen työhön. Kaavaeditori ei ole matemaattinen sovellus, eikä se siis laske mitään, vaan sillä voi ainoastaan kirjoittaa kaavoja.

Kaavaeditori löytyy LISÄÄ-välilehdeltä ja valitse sieltä KAAVA. Käytössä on valmiita kaavoja tai voit valita LISÄÄ UUSI KAAVA. Eri toiminnoilla saat valittua kaavaan tarvitsemiasi merkkejä.



LOMAKKEET WORDILLÄ

Lomakkeen idea on, että vastaaja voi kirjoittaa vain tiettyihin, rajattuihin kohtiin, eikä voi muuten muokata lomaketta.

Lomakkeiden tekemiseen tarvitaan wordissä käyttöön KEHITYSTYÖKALUT. Valintanauhan päällä painetaan hiiren oikean puoleista näppäintä ja valitaan sieltä MUKAUTA VALINTANAUHAA. Laitetaan ruksi kehitystyökalut kohtaan, jos sitä ei ole valmiiksi valittuna. Painetaan OK.

Lomakkeelle voi luoda otsikon ylätunnisteeseen. Ylätunnisteeseen pääsee kaksoisklikkaamalla ylätunnistetta.

Lomakkeen voi kätevästi luoda TAULUKON avulla. Taulukko löytyy LISÄÄ-välilehdeltä. Kannattaa ottaa käyttöön näytä/piilota merkit (merkit, jotka näyttävät esim. välilyönnit ja tyhjät rivit), niin on helpompi hahmottaa esim. montako tyhjää riviä missäkin kohtaa on.

Kun luot lomakepohjan, tallenna se MALLITIEDOSTONA. Eli Word-malli. Kun mallitiedosto avataan kaksoisklikkaamalla, siitä tehdään aina kopio, eli alkuperäinen malli pysyy samana.

Luo taulukko. Mene KEHITYSTYÖKALUT-välilehdelle. Tee taulukon asettelu ensin valmiiksi ja luo kentät vasta sen jälkeen.

Kenttävaihtoehtoja esimerkiksi (näitä on myös lisää):

RTF-sisältöohjausobjekti: Voidaan kirjoittaa pitkää tekstiä ja sitä voidaan myös vähän muokata.

Vain teksti-sisältöohjausobjekti: Voidaan kirjoittaa lyhyttä tekstiä (esim. nimi, osoite), ei voida muokata. Hyvä käyttää silloin, kun ei tarvitse kirjoittaa monelle riville. Paras vaihtoehto siihen, että lomakkeen ulkonäkö pysyy siistinä.

Kuvasisältöohjausobjekti: Mahdollistaa kuvan lisäämisen.

"Työkalupakista" löytyy "Vanhojen versioiden lomakkeet". Sieltä löytyvät samat toiminnot, kuin esim. edellä mainitut. Lisäksi näitä pystytään paremmin muotoilemaan, esim. rajaamaan merkkien enimmäis määrää. Lomakkeella on hyvä käyttää vain jommasta kummasta valittuja toimintoja (objekteja). Jos käyttää sekaisin vanhoja ja uusia, lomaketta täyttäessä kursori ei hyppää sarkain painikkeella kentältä toiselle.

Kun aletaan lisäämään kenttiä, kannattaa valita SUUNNITTELUTILA päälle. Näin voidaan muokata kenttien vihjetekstejä. Kohdistimen täytyy olla siinä kohdalla, mihin kentän haluaa luoda.

Kun lomake on valmis ja siitä halutaan tehdä täytettävä lomake, on lomake suojattava (muista tallentaa!).Ota suunnittelutila pois päältä.

SUOJAAMINEN: Valitse kaikki CTRL+A, ja valitse KEHITYSTYÖKALUT-välilehdeltä RAJOITA MUOTOILEMISTA. Sivun oikeaan reunaan tulee palkki, jossa raksi kohtaan "Salli vain tämän tyyppinen asiakirjan muokkaaminen" ja valitse pudotusvalikosta "Täytetään lomakkeita". Sen jälkeen "Kyllä, aloita suojausten käyttäminen". Halutessasi luo salasana. Nyt lomaketta ei pitäisi enää pystyä muokkaamaan kenttiä lukuunottamatta.

Tallenna malli. Sulje. Avaa kansiosta kaksoisklikkaamalla.


POWERPOINT 

Perustyyli

Perustyylillä voidaan muotoilla koko esitystä kerralla. Perustyyli löytyy NÄYTÄ-välilehdeltä ja sieltä DIAN PERUSTYYLI.

Vasemmassa laidassa oleva diarivistö: Jos valitaan päällimmäinen dia, muutokset koskevat koko diaesitystä.

LISÄÄ RAKENNE: Voidaan luoda oma rakenne diaan. LISÄÄ PAIKKAMERKKI-painikkeesta voi luoda paikan tekstille, kuvalle, taulukolle jne. Tänne tehty dia löytyy UUSI DIA-valikosta (kun on menty pois perustyyli-lehdeltä takaisin ALOITUS-lehdelle).


Siirtymäpainikkeet

Jos on tarve tehdä powerpoint esitykseen navigointia, voidaan luoda siirtymäpainikkeita, joilla päästään siirtymään haluttuun paikkaan.

Siirtymäpainikkeet löytyvät LISÄÄ-välilehdeltä, --> MUODOT -->TOIMINTOPAINIKKEET.

Valitaan haluttu painike, piirrä se dialle ja aseta halutut toimintoasetukset. Paina ok.


Valokuva-albumi

LISÄÄ-välilehdeltä löytyy valokuva-albumi-toiminto. Sillä saa kätevästi tehtyä kuva-esityksiä powerpointilla esimerkiksi messuille tai juhliin! :)


SWAY & PREZI

Sway ja Prezi ovat molemmat työkaluja esitysten tekemiseen, ns. vaihtoehtoja powerpointille. Sway löytyy Office 365:sesta ja Prezi osoitteesta www.prezi.com (vaatii kirjautumisen).




Seuraavalla videolla käydään läpi Word-lomakkeen luominen.

Kuvankäsittely

Paint.net

Paint.net on kuvankäsittelyohjelma, jolla voidaan tehdä paljon erilaisia toimintoja, eikä niitä kaikkia pystyisi tässä mitenkään käymään läpi. Parhaiten oppii kokeilemalla. Ohjelma oli minulle uusi tuttavuus, mutta se vaikutti hyvin selkeältä ja mukavalta käyttää. Tulen varmasti käyttämään tätä myös jatkossa.

Tasot
Kun kuvaan tuodaan elementtejä toisesta kuvasta tai luodaan muita elementtejä, esim. otsikoita, kannattaa kaikki muutokset tehdä omalle tasolleen. Tällöin kunkin elementin muokkaaminen on helpompaa, kun toiminnot koskevat vain sitä tasoa, millä muokattava elementti on.


Aluevalinta
Aluevalintatyökaluja ovat neliö, lasso tai ympyrä. Muokattavia alueita voidaan lisätä useita samaan kuvaan ctrl-näppäimen avulla. Jos haluat vähentää valittuja alueita, paina samalla alt-näppäintä.

Kloonaus
Kloonaus toiminnolla voit häivyttää kuvasta tiettyjä asioita ikäänkuin maalaamalla kohteen päälle valitsemaasi kuviota kuvasta.

Läpinäkyvyys
Voit säätää tasojen läpinäkyvyyttä/peittävyyttä haluamasi mukaan kaksoisklikkaamalla tasoa oikealla olevasta palkista.

Kuviin voi lisätä tekstiä ja säätöjen ja tehosteiden avulla kuvia voi muokata hyvinkin erinäköisiksi alkuperäisestä. Kuvissa voi säätää esim. kirkkautta, kontrastia, värisävyjä ja vaikka mitä. Eikun kokeilemaan!


Huom! Kun tallennat muokatun kuvan muotoon paint.net (pdn), tallentuu kuva ns "projektiksi",  ja tiedosto jää vielä sellaiseen muotoon, että eri tasot ovat muokattavissa. Jos valitset jonkun muun tiedostomuodon, tasot ikäänkuin yhdistetään yhdeksi kuvaksi, eikä muokkaaminen ole enää mahdollista jälkeenpäin.

Oheisella videolla käydään läpi muutamia paint.netillä tehtäviä toimintoja.

20.2.2018 Aineiston käsittelystä Excelissä

Tässä päivityksessä käydään läpi Excelin aineiston käsittelyyn liittyviä toimintoja.

TEKSTITIEDOSTON AVAAMINEN

Tekstitiedostot ovat pienen kokonsa vuoksi käytännöllisiä datan säilyttämisessä. Tekstitiedoston tuotua Exceliin seuraavaa reittiä.

Tiedot -->  Hae ulkoiset tiedot --> Tekstistä --> Etsi haluttu tiedosto ja valitse Tuo --> Aukeaa valintaikkuna, jossa valitaan tiedostossa käytetty tietojen erottamisen tapa (väli tai merkki) --> Seuraava --> Valitaan erottimena käytetty merkki --> Seuraava --> Voidaan valita sarake kerrallaan, mitä muotoa solujen sisältämä tieto on. --> Valmis.


AINEISTON TUTKIMINEN

Aineiston tutkimisessa hyödynnetään joukkofunktioita. Voidaan esimerkiksi laskea saatujen vastauksien määrää LASKE.JOS.JOUKKO -funktiolla.
Kaavaa luotaessa on kiinnitettävä huomiota viittausten oikeellisuuteen, jotta sen kopiointi on mahdollista.
Kaavaan tarvittavat ehdot voidaan koota erilleen, jotta niihin on helppoa viitata.


SUODATTAMINEN

Suodattamisen tarkoituksena on yksinkertaistaa aineistoa. Suodattamalla saadaan näkyviin juuri ne rivit, jotka halutaan.

Valitaan ensin tutkittavien tietosarakkeiden otsikot. Valitaan Tiedot-välilehdeltä Suodata-toiminto. Tällöin otsikkoriville ilmaantuu alasvetovalikot. Valikoista voidaan valita suodatuksen asetukset kunkin tiedon kohdalta.

ERIKOISSUODATUS

Erikoissuodatuksen avulla voit luoda suodatetusta aineistosta erikseen tarkasteltavan taulukon. Tämä tapahtuu kopioimalla tietoja ”alkuperäisestä” aineistosta.

Taulukon yläpuolelle luodaan tyhjää tilaa maalaamalla ensin muutama rivi taulukosta, painamalla hiiren oikeaa näppäintä ja LISÄÄ. Kopioidaan otsikkokentät ylimmälle riville ja kirjoitetaan halutut ehdot. Erityisen tärkeää on muistaa oikein kirjoitus. Kohdistin viedään oikealle tietoalueelle (mistä tieto haetaan) Valitaan SUODATUKSEN LISÄASETUKSET. Valitaan KOPIOI TOISEEN PAIKKAAN. Luetteloalue on valmiina. Ehtoalueeksi maalataan se alue missä on kopioidut otsikkorivi ja sen alapuolella ehdot, tämä on siis ehtoalue. Kopioi-riville valitaan se solu, mihin kohtaan tiedot halutaan kopiotuvan. HUOM! Jätä ainakin yksi sarake toisen taulukon väliin, ettei excel ala yhdistämään taulukoita.

VÄLISUMMA

Välisumma on kaksiosainen funktio, jolla voidaan laskea asioita SUODATETUSTA aineistosta. Ja nimenomaan siitä aineistosta, jonka suodatustoiminto jättää näkyviin, ei siitä, minkä suodatustoiminta piilottaa.

Ensimmäinen tekijä on funktio numero. Se kertoo sen, lasketaanko esiintymien määrää, keskiarvoa, vai summaa vai jotain muuta. Se toiminto pitää ikään kuin valita ”listasta”. Jokaista numeroa vastaa tietty toiminto. Valikko tulee näkyviin, kun välisumma-funktiota alkaa kirjoittamaan. Funktionumeroita on 11 erilaista. Numerot 1-11 sisältävät piilotetut rivit (TÄMÄ ON ERI ASIA KUIN SUODATETUT) ja 101-111 jättää piilotetut rivit pois laskuista. Funktionumero 1 ja 101 vastaavat siis muuten toisiaan, mutta 1 laskee piilotetut rivit, 111 ei. Sama juttu funktionumeroiden 2 ja 102, 3 ja 103 välillä jne.

Viittaus 1 on alue, jolta halutaan välisumma laskea. Eli esimerkiksi tietty sarake.

Esimerkkikaava: =VÄLISUMMA(9;A4:A34)

PIVOT

Pivotilla voi tutkia, analysoida, esittää tietoja ja tehdä näistä yhteenvetoja aineistosta. Pivot-taulukoista voi luoda myös kaavioita. Jotta aineistosta voi tehdä Pivot-taulukon, sen täytyy olla taulukkomuodossa, esimerkiksi excelin käyttö soveltuu tähän hyvin. Sarakkeissa tulee myös olla samanlaista tietoa, eli niin, että samassa sarakkeessa on vain numeroita tai vain tekstiä. Ei molempia.

Ensin valitaan solu tietoalueelta. Riittää että valitsee vain yhden solun, kun sarakkeessa ei ole tyhjiä soluja. PIVOT-taulukko-toiminto löytyy LISÄÄ-välilehdeltä. Ecxel avaa Luo Pivot-taulukko, jossa näytetään valittu alue. Valitse UUSI LASKENTATAULUKKO.

Exceli luo tyhjän pivot-taulukon uudelle välilehdelle. Oikeaan reunaan tulee näkyviin sarakeotsikot/kentät(yläreunassa) ja alhaalla taulukot/alueet. Sarakeotsikoita siirretään taulukoihin. Oletus on, että päivämäärän- ja ajan kentät siirretään SARAKEalueelle, numeeriset kentät ARVOalueelle ja ei-numeeriset RIVIalueelle.

TEHTÄVÄ

Tehtävävideolla haetaan aineistoa, avataan se Excelissä, suodatetaan ja erikoissuodatetaan sitä ja esitellään makrototeutusmahdollisuus.

Makrot ja lomakeohjausobjektit. Luento 13.2.2018

MAKROT


Makrot ovat eräänlaisia komentojonoja.
Excelissä makroja käyttävä työkirja on tallennettava .xlsm-muotoon (makrot käytössä).
Makrojen luomisessa käytetään välilehteä Kehitystyökalut, joka saadaan käyttöön, kun työkalurivin päällä painetaan hiiren oikeaa näppäintä ja valitaan "Mukauta valintanauhaa". Aukeavasta valikosta valitaan Kehitystyökalut -välilehti käyttöön.

Uusi makro luodaan "nauhoittamalla" haluttu sarja eri toimintoja. Makro on siis pohjimmiltaan kokoelma ohjelmointikoodia, jota syntyy "nauhoituksen" aikana. Makron tallentamisen aikana tapahtuneet pikkuvirheet on helppoa korjata jälkikäteen kooditekstistä, kun sitä osaa tulkita.

Ennen makrojen käyttämistä on varmistettava, että työkirja sallii makrojen käytön. Vieraiden asiakirjojen makroja ei kannata sallia, koska ne voivat aiheuttaa haittaa koneelle ja kadottaa tärkeitä tietoja. Makrojen käytön voi sallia esimerkiksi reittiä Tiedosto --> Asetukset --> Luottamuskeskus --> Luottamuskeskuksen asetukset...--> Makrojen asetukset --> Ota käyttöön kaikki makrot --> OK.
Saman voi tehdä Kehitystyökalut-välilehdeltä Makrosuojaus-kohdasta.

Makro tallennetaan Kehitystyökalut-välilehdeltä Tallenna makro -kohdasta. Makroa tallentaessa on huomattava, että se tallentaa kaikki tehdyt toimenpiteet ja toistaa ne joka kerta, kun se suoritetaan. Jos makroa tallentaessa tapahtuu virhe, se kertautuu nopeasti ja saattaa jopa hävittää kaikki rekisterin tiedot. Kun kaikki toistettavaksi haluttavat toiminnot on suoritettu, makron tallennus voidaan lopettaa.

Makron saa käyttöön esimerkiksi uudella välilehdellä valitsemalla Kehitystyökalut--> Makrot --> Valitse oikea makro --> Suorita.

Makroja voidaan liittää lomakeohjausobjekteihin.



LOMAKEOHJAUSOBJEKTIT

Lomakeohjausobjektit ovat erilaisia lomakkeiden rakennuspalikoita. Ne mahdollistavat selkeiden käyttöliittymien rakentamisen ja tiedon käsittelyn niiden avulla kerätyn informaation pohjalta.
Niitä voidaan käyttää esimerkiksi funktioiden ulkoasuna. Luentoesimerkissä hakufunktio toimi mallina.

Lomakeohjausobjektit löytyvät Kehitystyökalut-välilehdeltä Lisää ohjausobjekti -kohdasta. Alla olevalla videolla esitellään joitakin lomakeohjausobjekteja.

Niiden lisäksi on esimerkiksi Yhdistelmäruutu-objekti, jossa alasvetovalikosta voidaan valita sopiva vaihtoehto. Hiiren oikealla näkyviin saatavasta valikosta valitaan Muotoile ohjausobjektia, josta päästään valitsemaan syöttöalue ja solulinkki. Syöttöalueelta haetaan valikossa näkyvät otsikot ja solulinkki on solu, johon tieto valitusta arvosta on käytettävissä. Tätä tietoa käytetään hyväksi käsitellessä vastaukseen liittyvää informaatiota.


VIDEOESIMERKKI

Alla olevassa esimerkissä jatketaan viime viikkoista varastoesimerkkiä.
Koska edellisviikon varastotietoja ei rakennettu makroja silmällä pitäen, on varasto-välilehden käytettävyydessä hiukan puutteita, mutta ne eivät haittaa tämän päivityksen asian ymmärtämistä. Jos varastotiedostosta haluaisi kokonaisuutena toimivan, on sen toimintaperiaatetta hiukan muutettava.

Joukko-funktiot ja muuta luennolla 6.2. käsiteltyä

LASKE.JOS.JOUKKO

Tällä funktiolla voidaan tarkastaa usean alueen solut ja laskea, kuinka monta kertaa ehto täyttyy. Voidaan siis käyttää useita ehtoja (maksimissaan 127 alue-ehtoparia).

Ehtoalue 1: Alue, jolta tietty tieto etsitään.

Ehdot 1: Tieto, mitä etsitään.

Voidaan etsiä vain yhden ehtoparin mukaan tai usean. Ehtoalueet ja ehdot erotetaan toisistaan puolipilkulla. Ensimmäisen ehtoalueparin jälkeen tulee ehtoalue 2;ehdot 2;ehtoalue 3; ehdot 3; jne...


Esimerkki kaava 1: =LASKE.JOS.JOUKKO(C4:C37;"hs")

C4:C37= ehtoalue, "hs"= ehto. Funktio etsii tuolta solualueelta kaikki hs-merkinnät ja ilmoittaa niiden yhteistuloksen. Jos ehto kirjoitetaan tekstillä tai ehdossa on useampia merkkejä,  laitetaan se lainausmerkkeihin. Aina jos mahdollista, kannattaa kuitenkin viitata tiettyyn soluun. Jos viittaat soluun ja sen lisäksi on muita merkkejä, et voi käyttää lainausmerkkejä. Katso seuraava esimerkki:

Esimerkki kaava 2: =LASKE.JOS.JOUKKO(C4:C37;"<"&L14)

Monta ehtoalueparia, esimerkki kaava 3:
=LASKE.JOS.JOUKKO(D4:D37;"mm";H4:H37;">15";H4:H37;"<40")

Esimerkkikaavat joukko-funktiot_maalajit excel -esimerkistä.



SUMMA.JOS.JOUKKO

Tällä funktiolla voidaan laskea yhteen tietyltä alueelta tietyt ehdot täyttäviä lukuja. Ehtoja voi olla useita.

Summa-alue: Alue, jolta luvut lasketaan yhteen.

Ehtoalue 1: Alue, jolta tiettyä ehtoa etsitään

Ehto 1: Etsittävä ehto (määrää lopuksi, mitkä solut lasketaan yhteen, eli täyttyykö ehto).

Ensimmäisen ehtoalueparin jälkeen tulee ehtoalue2;ehto2;ehtoalue3;ehto3 jne...



Esimerkki kaava 1:
=SUMMA.JOS.JOUKKO(C4:C37;D4:D37;"kht")

C4:C37 on summa-alue, D4:D37 on ehtoalue 1 ja "kht" on ehto 1.

Esimerkki kaava 2, viitataan ehdossa soluun
=SUMMA.JOS.JOUKKO(C4:C37;D4:D37;L23)

Sama kuin ensimmäisessä esimerkissä, mutta ehdossa 1 on viitattu soluun.

Esimerkki kaava 3, useita ehtoaluepareja

=SUMMA.JOS.JOUKKO(C4:C37;D4:D37;"mm";F4:F37;"<5,6")

C4:C37 on summa-alue, D4:D37 on ehtoalue 1,"mm" on ehto 1, F4:F37 on ehtoalue 2 ja "<5,6" on ehto 2.

Esimerkit joukko-funktio_maalajit excelistä.



FORMS

Lomakkeiden/kaavakkeiden luonti onnistuu Microsoftin FORMS-sovelluksella. Sovelluksen avulla on helppoa luoda ja muotoilla eri käyttötarkoituksiin soveltuvia kyselylomakkeita. FORMS muodostaa vastauksista automaattisesti Excel-taulukon, josta kerättyä ainestoa on helppoa tutkailla ja käsitellä.

www.urly.fi -osoitteessa onnistuu esim. lomakkeen osoitteen lyhentäminen kätevämpään muotoon. Lyhempi osoite on mukavampi liittää kyselykutsuun.



TILASTOAINEISTON TARKISTAMINEN

Suuria tilastoaineistoja käytettäessä ensin on hyvä varmistua siitä, että aineisto on niin sanotusti täydellistä. Jos aineistossa on virheitä, kuten tyhjiä soluja väärässä paikassa tai osassa soluista lukujen sijasta tekstiä, eivät Excelin funktiot toimi oikein.

Aineiston virheettömyyttä voi tarkastaa erilaisten totuustestien avulla. Laske-funktion erilaiset sovellukset ovat tässä hyödyllisiä. Voidaan esimerkiksi selvittää otsikkorivienmäärä Laske.A-funktiolla, joka laskee kaikki solut pyydetyltä alueelta, joissa on tekstiä. Laske-funktio taas laskee solut, jotka ovat lukuja.

Se, missä soluissa laskemalla havaitut virheet ovat, voidaan selvittää tilanteen mukaan erilaisilla ON-alkuisilla kaavoilla, jotka tutkivat solun sisältämän tiedon tyyppiä. Kaava palauttaa arvon TOSI/EPÄTOSI. Tällaisia funktioita ovat esimerkiksi ONLUKU, ONTEKSTI, ONEI_TEKSTI, ja ONPARITON. 

TEHTÄVÄ

Esimerkkivideolla tutkitaan Laske.A-, Laske.Tyhjät-, Laske.Jos.Joukko- ja Summa.Jos.Joukko-funktioiden toimintaa varastoesimerkin kautta. Siinä sivutaan myös ehdollisen muotoilun käyttöä lyhyesti.

Haku-funktiot 30.1.2018

PHAKU-funktio

PHAKU=pystyhaku. Sillä voidaan hakea tietoa pystysuunnassa rivi riviltä ylhäältä alaspäin. Tällä funktiolla voidaan hakea tiettyä tietoa tietystä asiasta. Funktio ikään kuin hakee ylhäältä alaspäin tietoa niin kauan, kuin oikea tieto tulee vastaan ja siirtyy sitten vaaka suunnassa vasemmalta oikealle oikeaan sarakkeeseen, siihen sarakkeeseen, mistä tieto löytyy.

Funktioon liittyvät funktion argumentit, eli tiedot, mitä funktioon tarvitaan (funktion tekijät):

Hakuarvo: On se tieto, mitä lähdetään etsimään. Voi olla esim. henkilönumero, tuotenumero, tuotteen tai asiakkaan nimi. Joku yksilöivä tieto.

Taulukko_matriisi: On se alue, mistä oletamme tiedon löytyvän. Vain varsinainen tietoalue maalataan, ei otsikkoja. Hakutaulukon (se mistä tieto haetaan) tulee olla nousevassa järjestyksessä: esim. nimet aakkosjärjestyksessä tai numerot suuruusjärjestyksessä pienimmästä suurimpaan). Muista lukita hakualue, mikäli tarkoituksena on kopioda kaavaa esim. listassa alaspäin. Jos lukitusta ei tehdä, hakualue vaihtuu, kun kaavaa kopioidaan, eikä homma onnistu. Lukitus tapahtuu f4-painikkeella, "dollarin"-merkeillä. Varmista että dollarin merkit tulevat hakualueen alkusolun ja loppusolun ympärille.

Sar_indeksi_nro: Sarake indeksi numero. Sarake indeksi nro on se tieto, mikä halutaan viedä siihen soluun, johon ollaan kaavaa kirjoittamassa. Hakualue lasketaan vasemmasta oikealle sarakkeittain. Eli jos alueella on kolme saraketta ja tieto olisi vasemman puoleisessa sarakkeessa, tulisi tähän kohtaan luku 1. Jos tieto olisi keskimmäisessä sarakkeessa, tulisi kohtaan luku 2 ja jos tieto olisi oikean puolimmaisessa sarakkeessa, tulisi kohtaa luku 3.

Alue_haku: Vaihtoehdot ovat TOSI tai EPÄTOSI. (ei liity JOS-funktioihin!). Kun valitaan EPÄTOSI, funktio hakee täsmälleen oikean vaihtoehdon. Jos valitaan TOSI, funktio hakee sinne päin, lähinnä olevan vaihtoehdon. Jos tämän kohdan jättää tyhjäksi, tekee funktio TOSI-haun, eli hakee vähän niin kuin sinne päin. Tämä kannattaa muistaa.

Esimerkkikaava 1: =PHAKU(D10;VALUUTAT!B6:D9;3;EPÄTOSI) ( Phaku_valuuttalaskuri-esimerkistä).

Esimerkkikaava 2: =PHAKU(B4;Myyjät!$A$2:$C$30;2;EPÄTOSI) (Phaku_Vhaku-esimerkki).




VHAKU-funktio

Vhaku = vaakahaku. Funktio hakee tietoa vaakasuunnasta vasemmalta oikealle.

Funktion tekijät:

Hakuarvo: tietoa, mitä haetaan

Taulukko_matriisi: Alue, miltä tietoa haetaan. Maalataan alue, ei otsikoita. Muista lukitus, jos tarkoitus kopioida kaava, tällöin hakualue pysyy samana. Hakualueessa tulee tiedot olla nousevassa järjestyksessä, niin kuin PHAKU-funktiotakin käytettäessä.

Rivi_indeksi_nro: Monesko rivi ylös alas-suunnassa hakualueella, jolta tieto löytyy.

Alue_haku: Vaihtoehdot ovat TOSI tai EPÄTOSI. (ei liity JOS-funktioihin!). Kun valitaan EPÄTOSI, funktio hakee täsmälleen oikean vaihtoehdon. Jos valitaan TOSI, funktio hakee sinne päin, lähinnä olevan vaihtoehdon. Jos tämän kohdan jättää tyhjäksi, tekee funktio TOSI-haun, eli hakee vähän niin kuin sinne päin. Tämä kannattaa muistaa.

Esimerkkikaava: =VHAKU(H4;Provisiotaulukko!$B$3:$G$4;2;TOSI) (phaku_vhaku-esimerkistä)

Esimerkissä on alue_haku-kohdassa käytetty TOSI. Tätä voidaan käyttää esim, kun haetaan tiettyjä raja-arvoja. TOSI ei koskaan ylitä rajaa, vaan jos arvo on rajan alapuolella, vaikkakin lähellä sitä, se valitsee yhtä alemman rajan. (esim. provisio-taulukko).


INDEKSI-funktio

INDEKSI-funktiolla on kaksi muotoa: matriisi ja viittausmuoto. Tässä keskitytään vain matriisi muotoon.

INDEKSI-funktiolla voidaan määritellä se kohta taulukosta, mihin halutaan siirtyä. Funktiolla voidaan hakea esim. taulukosta mikä tahansa arvo. Funktiota voidaan esim. käskeä, niin että "siirry 6 riviä alaspäin ja 2 saraketta oikealle ja tuo siinä solussa oleva tieto tiettyyn soluun".

INDEKSI-funktiolta voidaan esim kysyä "mitä on rivillä 6 ja sarakkeessa 2?".

Funktion tekijät:

Matriisi: Hakutaulukko, eli alue, jolta tieto haetaan

rivi_nro: monesko rivi hakualueella (6)

sarake_nro: Monesko sarake hakualueella (2)


Esimerkkikaava:  =INDEKSI(B2:C11;6;2) ( Indeksi_vastine-esimerkki, viimeinen, mikä tunnilla käytiin).


 VASTINE-funktio

Vastine-funktio pystyy palauttamaan tietyn arvon fyysisen sijainnin taulukossa. Sen avulla voidaan selvittää, mistä tietty tieto löytyy.

Hakuarvo: Hakuarvoksi annetaan se tieto, jonka sijaintia etsitään

Haku_matriisi: Se sarake, jolla tieto oletetaan löytyvän. Vaikka hakualueella on useampi sarake, tähän riittää siis vain tuo yksi.

Vastine_laji: Vaihtoehtoina: Pienempi kuin = 1, Tarkka vastine= 0, Suurempi kuin= -1

VASTINE-funktiolta voidaan esim. kysyä: "Millä rivillä on 87645?"

Esimerkkikaava: =VASTINE(87654;C2:C11;0) (Indeksi_vastine-esimerkki, viimeinen, mikä tunnilla käytiin).

Jos hakualueella on kaksi yhtäsuurta suurinta arvoa, vastine-funktio löytää vain ensimmäisen.
Tärkeää on, että ei haeta täsmällisiä tietoja sellaisesta sarakkeesta, missä voi olla samankaltaisia tietoja, esimerkiksi nimiluettelo.

Indeksi- ja vastine funktiota käytetään usein yhdessä. Myös etsittäessä pienintä tai suurinta arvoa, käytetään MAKS tai MIN-funktiota yhdistettynä näihin.

Tässä esimerkkikaavoja:

Suurin luku:=MAKS(C2:C11)

Millä rivillä on suurin luku? 

=VASTINE(MAKS(C2:C11);C2:C11;0)

Maksimi on hakufunktio. Maksimi näkee suurimman luvun. Maksimi funktion jälkeen jatketaan vastine funktio normaalisti loppuun.

Kenellä on kaikista suurin arvo?

=INDEKSI(B2:C11;VASTINE(MAKS(C2:C11);C2:C11;0);1)

Luku yksi kaavan perässä tarkoittaa sarakenumeroa.

Seuraavalla videolla käsitellään PHAKU, INDEKSI JA VASTINE-FUNKTIOT

JOS jonkinnäköisiä funktioita

JOS-funktio

JOS-funktio on niin sanottu apu-funktio, jolla voidaan tutkia ja testata erilaisia asioita, esimerkiksi, onko jokin asia tosi vai epätosi. JOS-funktiolla on siis kaksi eri vaihtoehtoa lopputulemaksi. JOS-funktiolla voidaan vertailla esimerkiksi, onko tietty luku toiseen lukuun verrattuna pienempi, suurempi, eri suuri, suurempi tai yhtäsuuri, pienempi tai yhtäsuuri vai yhtäsuuri.

Kertauksen vuoksi tässä vielä vertailuun käytettävät merkit:

< pienempi kuin
> suurempi kuin
<> erisuuri
>= suurempi tai yhtäsuuri
<= pienempi tai yhtäsuuri
= yhtäsuuri

Selkeyden vuoksi esimerkkikaavoissa käytetään lukuja. Kun kaavaa tekee oikeasti exceliin, kannattaa viitata suoraan soluun, jotta tietoja voi muuttaa muokkaamalla solua, eikä tarvitse erikseen kaavaan muuttaa tietoja.

JOS-funktion kaava kirjoitetaan esimerkiksi näin: =JOS(500>300;"Luku on suurempi";"Luku on yhtäsuuri tai pienempi")

Ensimmäisen puolipisteen jälkeen kirjoitetaan kaavaan se, mitä halutaan funktion antavan tiedoksi silloin, kun asia on tosi ja toisen puolipisteen jälkeen kirjoitetaan, mitä halutaan tiedoksi silloin, kun asia on epätosi. Teksti kirjoitetaan lainausmerkkien sisään. Jos tekstin sijaan käytetään numeroita, lainausmerkkejä ei tarvita.

MAKS-funktio JOS-funktion yhteydessä

MAKS-funktiolla voidaan löytää suurin lukuarvo tiettyjen lukujen joukosta. JOS-funktion yhteydessä  MAKS-funktiolla voidaan selvittää, että ylittyykö esim. joku tietty lukuarvo.

Esimerkkinä voisi olla, että nopeusrajoitus teillä on 80km/h. Lukuarvo olisi tällöin 80. Sitten olisi pidetty kirjaa ohi ajavien autojen nopeuksista ja listattu ne. MAKS funktion avulla voitaisiin selvittää, onko joku ajanut ylinopeutta vai ei, eli löytyykö listauksesta lukuarvo, mikä on suurempi kuin 80.

Kaava voisi mennä esimerkiksi näin : =JOS(MAKS(C3:C7)>80;"Raja ylittyy";"Raja ei ylity")


Liitosmerkki &

&-merkillä voidaan yhdistää kahden solun tiedot yhteen soluun. Esimerkiksi henkilön etunimi ja sukunimi voidaan yhdistää samaan soluun halutussa järjestyksessä viittaamalla niihin soluihin, joissa nimet ovat erikseen.

Kaava voisi mennä esimerkiksi näin: =B4&" "&A4

Lainausmerkit ja niiden välissä välilyönti tarkoittaa sitä, että kahden yhdistettävän asian väliin tulee välilyönti. Jos soluviittausten välissä on vain yksi &-merkki, tulevat solujen tiedot peräkkäin ilman välilyöntiä. Tämä olisi esim. nimien kanssa vähän hölmöä.


Sisäkkäinen JOS-lause

Sisäkkäisten JOS-lauseiden avulla voidaan verrata johtopäätöksiä kolmella eri tavalla. Vaihtoehdot päätöksille voivat olla suurempi, yhtäsuuri tai pienempi.

Esimerkkikaava sisäkkäisestä JOS-lauseesta: =JOS(C4>B4;"Kasvanut";JOS(C4=B4;"Yhtäsuuri";"Pienempi"))

Sisäkkäistä JOS-funktiota käyttäessä muista tarvittava määrä sulkuja! Suomennettuna kaava menisi jotenkin näin "Jos C4 on suurempi kuin B4, luku on kasvanut. Jos C4 on yhtäsuuri kuin B4, luku on yhtäsuuri, muussa tapauksessa se on pienempi."


Jäsennetty viittaus

Jäsennetty viittaus tarkoittaa sitä, että luku on liitetty tiettyyn alueeseen, esimerkiksi taulukontiettyyn sarakkeeseen. Excelin lisää taulukko-toiminnassa on automaattisesti jäsennetty viittaus mukana.


JA-funktio

Ja-funktiolla voidaan jälleen tutkia onko jokin "väittämä" tosi vai epätosi.  JA-funktiota voidaan käyttää silloin, kun vaihtoehtoja, joiden välillä asioita vertaillaan, on useampia. Voidaan olla esimerkiksi valitsemassa lastenvaunuja ja tehdään tuotevertailua eri merkkien välillä. Vaunuilla on esim. kolme eri vaatimusta, joista kaikkien tulee täyttyä, että tuote pääsee valintaprosessissa jatkoon. JA-funktio on tosi vain siinä tilanteessa, jos kaikki ehdot täyttyvät. Muussa tapauksessa se on epätosi.

Esimerkki JA-funktion käytöstä: =JA(C8=X;D8=X;E8=X)

JA-funktiolla siis kysytään, onko jokaisessa solussa esim. X. ja jos on, väittämä on tosi.

JOS-funktiolla voidaan antaa päätökselle selkeäsanaisempi vastaus, esimerkiksi "ehdot täyttyvät" tai "ehdot eivät täyty".

Esimerkki JOS-funktion yhdistämisestä JA-funktioon: =JOS(JA(C8=X;D8=X;E8=X);"Kaikki ehdot täyttyvät";"Ehdot eivät täyty")


TAI-funktio

TAI-funktio on tavallaan JA-funktion vastakohta. Siinä vertaillaan myös eri vaihtoehtoja, mutta asia on silloin tosi, jos yksikin ehdoista tai vaatimuksista täyttyy. Jos mikään ehdoista ei täyty, asia on epätosi.

Esimerkki TAI-funktion kaavasta: =TAI(C17=X;D17=X;E17=X)

Kaavalla siis käytännössä kysytään, onko yhdessäkään solussa X, ja jos on, asia on tosi, jos missään ei ole, asia on epätosi.

Jälleen JOS-funktion yhdistämällä saadaan vastauksesta selkokielisempi.

Esimerkki JOS-funktion yhdistämisestä: =JOS(TAI(C17=X;D17=X;E17=X);"Jokin ehdoista täyttyy";"Mikään ehdoista ei täyty")


LASKE-funktio

Laske-funktiolla voidaan tutkia ja laskea, monessako solussa valitulla alueella on numero.

Esimerkki: =LASKE(C26:E26)

Laske-funktio antaa vastaukseksi luvun.

JOS-funktion yhdistämällä voidaan taas antaa selkokielisempi vastaus asiaan, esim täyttyvätkö ehdot vai ei. Kolmesta ehdosta esim. vähintään kahden on täytyttävä.

Esimerkkikaava:  =JOS(LASKE(C26:E26)>=2;"2 ehtoa täyttyy";"Ehtoja ei täyty riittävästi")

Suomennettuna lause kuuluisi kutakuinkin näin: " Jos ko solujen alueella olevien lukujen määrä on suurempi tai yhtä suuri kuin kaksi, 2 ehtoa täyttyy, muussa tapauksessa ehtoja ei täyty riittävästi.


Videolla näytetään esimerkki JOS- ja sisäkkäisen JOS-funktion käytöstä

Yhteiskäyttö Microsoft Officessa

Tässä päivityksessä esitellään useita Microsoft Officen tiedostojen yhteiskäytön menetelmiä. Käsittelyssä ovat postitus, tietojen upottaminen ja tekstitiedoston avaaminen Excelissä.


Postitus

Wordissa voidaan luoda useita samanlaisia kirjeitä, laskuja, kutsuja tai osoitetarroja personoiduilla tiedoilla ja yksityiskohdilla. Yhteiskäytön ajatus on, että valmiiksi jossakin toisessa tiedostossa olevaa tietoa voidaan käyttää uuden dokumentin yhteydessä sen monistamiseksi useille vastaanottajille.

1. Sijoita taulukkomuotoinen (asiakas)tietorekisteri (esim. Word- tai Excel-tiedosto) kansiorakenteeseen, jossa se säilyy. Jatkossa dokumenttien linkitys toimii vain, jos yhdistetyt tiedostot löytyvät samoilla poluilla kuin linkkiä luotaessa. Tarkista rekisterin tiedot ja mahdollinen välilehti, jolla tarvitsemasi tiedot sijaitsevat. Sulje rekisteritiedosto.

2. Avaa Word ja kirjoita tarvitsemasi dokumentti, kirje tai kutsu.

3. Valitse Postitukset-välilehdeltä Aloita yhdistäminen --> Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen. Seuraa toiminnon ohjeita.
   - Ohjattua toimintoa käyttämällä et unohda vaiheita välistä.

4. Valitse dokumentin tyyppi ja seuraava.

5. Valitse käyttämäsi tiedosto. Jos kirjepohja on jo auki, valitse "Käytä nykyistä asiakirjaa". Valitse seuraava.

6. Valitse rekisteri haluamastasi sijainnista tai kirjoita uusi luettelo. Jos käytät valmista rekisteritiedostoa, selaa se tiedostorakenteesta. Muista, ettet voi siirtää dokumentteja eri kansioihin, koska silloin yhteys ei enää toimi.

7. Valitse tietueet, joita haluat käyttää. Paina Ok. Jos olet tyytyväinen valitsemiisi vastaanottajiin, paina seuraava.

8. Siirrä kursori kohtaan, johon haluat jonkin tiedosta. Valitse "Lisää kohteita" sivuvalikosta. Lisää haluamasi kohteet (kentät). Sulje valinta ikkuna. Lisää tarvittavat välimerkit kohteiden väleihin. Lisää kaikki tarvittavat tiedot oikeisiin kohtiin samoin. Tallenna tiedosto myöhempää käyttöä varten. Valitse seuraava.

9. Esikatsele luotuja dokumentteja. Tarkasta dokumenttien oikeellisuus. Tässä vaiheessa voit vielä muokata vastaanottajia. Tallenna valmiit kirjeet. Valitse seuraava.

10. Nyt voit vielä muokata yksittäisiä kirjeitä halutessasi. Kannattaa koetulostaa yksi kirjeistä ja tarkastaa tulostusjälki sekä varmistaa, että osoitetiedot tulevat kirjekuoren osoiteikkunan kohdalle. Kun olet tyytyväinen, voit tulostaa kirjeet.

Jatkossa voit käyttää kohdassa kahdeksan tallennettua tiedostoa. Jos rekisteri tiedostoa päivitetään, uudet tiedot siirtyvät yhdistettyyn tiedostoon seuraavan avaamisen yhteydessä SQL-komennon avulla.


Osoitetarrat
Postitustoiminnolla voidaan tulostaa osoitetarrat kerralla kaikille vastaanottajille. Periaate on sama kuin joukkokirjeen lähettämisessä, mutta tietueita tulee samalle sivulle useita.

1. Avaa Wordilla uusi asiakirja.

2. Siirry Postitukset-välilehdelle

3. Valitse Aloita yhdistäminen --> ohjattu vaiheittainen yhdistäminen

4. Laita täppä Osoitetarrat -kohtaan. Valitse seuraava.

5. Laita täppä Muuta asiakirjan asettelua -kohtaan ja valitse Osoitetarra-asetukset.

6. Valitse huolellisesti oikea tulostin- ja osoitetarratyyppi tai mukauta omalle tarrallesi sopivat mitat. (Mittaa tarkasti!) Paina OK. Asiakirjaan ilmestyy ruudukko, joka kuvaa osoitetarroja. Valitse seuraava.

7. Lisää osoitetietueet yhdistämällä tietokanta asiakirjaan. Valitse Käytä nykyistä luetteloa ja Selaa-kohdasta osoitetietokanta. Valitse avautuvasta ikkunasta taulu, jota haluat käyttää ja tietueet, joille haluat tulostaa tarrat. Nyt Siirry seuraavaan vaiheeseen.

8. Asettele osoitetarrat. Lisää ensimmäisen osoitetarran kentät kohdasta Lisää kohteita.

9. Jos haluat käyttää ensimmäisen osoitetarran asettelua muissa tarroissa, valitse Päivitä kaikki osoitetarrat. Tietokentät ilmestyvät kaikkiin osoitetarroihin. Valitse seuraava.

10. Nyt voit esikatsella osoitetarroja ja tehdä muutoksia vastaanottajiin. Valitse seuraava.

11. Valitse Muokkaa yksittäisiä osoitetarroja, jolloin kaikki osoitetarrat tietoineen aukeavat uuteen tiedostoon. Tallenna tiedosto.

12. Tulosta yksi arkki tavalliselle tulostuspaperille. Vertaa tulostetta osoitetarra-arkkeihin. Jos tulosteen kohdistus on oikea, voit tulostaa osoitteet. Muokkaa osoitetarran kokoa tarvittaessa uudelleen ja tulosta uusi kokeilusivu.

13. Tulosta osoitetarrat tarra-arkeille.




Upotus
Upotuksella voidaan tuoda erilaisia objekteja muista tiedostoista esimerkiksi raportteihin.

1. Avaa tiedostopohja, johon tietoja koostetaan
2. Avaa tiedosto, josta tietoja haetaan.
3. Valitse kohde huolellisesti ja kopioi se.
4. Siirry tiedostopohjaan.
5. Valitse Liitä määräten.
6. Valitse Liitä linkki. Useimmiten Microsoft Excel -laskentataulukko Objekti toimii. Jos on hankaluuksia, kokeile eri valintoja.
7. Kun päivität alkuperäisen tiedoston, tiedot raportillakin päivittyvät. Tätä saattaa joutua avustamaan esimerkiksi painamalla F9 tai sulkemalla tiedostot. Tarkista siis että tiedot ovat päivittyneet!


Tekstitiedoston avaaminen Excelissä

1. Avaa Excel
2. Hae ulkoiset tiedot -> Tekstistä -> Selaa kansioista tarvitsemasi tekstitiedosto ->Tuo
   - CSV-tiedosto toimii samaan tapaan.
3. Valitse sopivat asettelut, mm. oikea erotin. Paina lopuksi valmis.
   - tiedot muodostavat valmiin taulukon Exceliin.

OPPIKIRJAESIMERKKI YHTEISKÄYTÖSTÄ

Potilaskortin ja potilastietokannan yhdistäminen ja potilaskortien tulostaminen.

Viikko 1 Tekijänoikeudet

Tekijänoikeuksien tarkoitus on suojata erilaisten teosten tuottajien, luojien, oikeutta omaan työhönsä ja mahdollistaa erityislaatuisilla, omalla käden jäljellä tuotetuilla asioilla elämisen. Tekijänoikeuksista säädetään lailla.

Tekijänoikeuslain alaisen materiaalin esittäminen julkisesti, esimerkiksi opetuksessa yhteisesti koko ryhmälle tai netissä blogikirjoituksen yhteydessä kysymättä oikeudenhaltijan lupaa on kielletty. Lisäksi paperimuotoisen materiaalin kopioiminen ja muuttaminen sähköiseksi luvatta on kielletty. Vapaasti käytettävää aineistoa voidaan hakea erityisillä hakukoneilla, joista alla on yksi esimerkki.

Teoksen tekijä voi kuitenkin antaa luvan käyttää aineistoa niin halutessaan. Näppärin tapa luvan antamiseksi on Creative Commons -lisenssi, josta kukin voi valita itseään miellyttävän ja teokselle sopivan suojan tason.

Creative Commons -lisenssin lisääminen julkaisuun on tehty helpoksi. Sivustolla creativecommons.fi voi helposti valita itselleen sopivan lisenssin kysymysten avulla. Sivulta löytyy myös ohjevideo. Lisäksi sieltä voi hakea tarvitsemaansa vapaasti käytettävissä olevaa materiaalia. Myös hakupalveluista voi etsiä vapaan lisenssin materiaalia, kun valitsee lisenssivaatimuksen haun asetuksissa.

Seuraavalla videolle kerrotaan, kuinka voit valita omiin tarpeisiisi sopivan lisenssin.

Valittu linsenssi

Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä-EiKaupallinen-EiMuutoksia 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.

Tietokone työvälineenä -kurssin oppikirja

Tämä blogi toimii minun ja Jennin itse tekemänä oppikirjana.
Päivitämme blogiin viikottain kustakin kurssilla käsitellystä aiheesta.
Jokaiseen päivitykseen kuuluu muistiinpanot teoriaosuudesta sekä harjoitustehtävä ratkaisuineen.

Kihu tsemppaa.